eSocial entra em vigor também para pequenas empresas

Chamado pelo Governo de segundo grupo, as micro e pequenas empresas e MEI, farão a implantação de forma escalonada

Desde o dia 16 de julho, todas as micros e pequenas empresas podem fazer a implementação de forma escalonada ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), conforme cronograma do Governo Federal, responsável pela elaboração do novo sistema de registro.

A obrigatoriedade de adesão ao eSocial, conforme Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº4, de 4 de julho de 2018, passa para o mês de Novembro e se estenderá também ao Micro Empreendedor Individual (MEI), que tenha um funcionário. Os MEIs também integram este segundo grupo.

As fases – Segundo o Portal eSocial, a primeira fase consiste no envio de informações de cadastro e tabelas das empresas. Já a segunda, que acontece apenas a partir de setembro, devem ser incluídas ao sistema informações relativas a seus trabalhadores e seus vínculos com as empresas (ex. admissões, afastamentos e demissões). Os MEIs que queiram podem inserir dados nesta fase.

A próxima fase, de novembro ao fim de 2018, os empregadores (todos do grupo) têm que inserir dados referentes às remunerações dos trabalhadores e realizado o fechamento das folhas de pagamento no ambiente nacional. As últimas fases vão ocorrer em janeiro de 2019, com a substituição da Guia de Informações à Previdência Social pelo eSocial e a inclusão de dados de segurança e saúde do trabalhador ao sistema.

Adesão – As micro e pequenas empresas com mais de um funcionário, necessitam adquirir um certificado digital, assinatura digital com validade jurídica, que garante proteção a operações eletrônicas vendidas por empresas especializadas. Já os MEIs, devem apenas cadastrar um código de acesso para inserir as informações trabalhistas.

Projeto – Criado pelo Decreto nº 8373/2014, o eSocial é um projeto do Governo Federal em ação conjunta da Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho (MTb). Consiste em um sistema unificado de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas com os objetivos de reduzir a burocracia, custos e tempo da área contábil das empresas no momento de executar 15 obrigações fiscais e de eliminar redundâncias nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas.

Tais informações, no eSocial denominadas de “eventos”, deverão ser enviadas no formato de arquivos gerados a partir de seu próprio sistema (adaptado) onde serão cadastrados os dados que serão exigidos pelo eSocial. Deverão ser enviados dados mesmo daqueles contribuintes que não tenham empregados. Este envio unificado é para um mesmo canal, o eSocial.

Resumidamente, o eSocial, além de uma nova obrigação acessória, é um grande banco de dados sobre as relações trabalhistas, à disposição do governo federal.

Abrangência – Segundo dados fornecidos no Portal eSocial, o sistema abrange cerca de 50 milhões de trabalhadores, mais de 12 milhões de empregadores, além de 80 mil escritórios de contabilidade.

A primeira fase do programa teve início em janeiro de 2018 com empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões.

Em janeiro de 2019 também passam à obrigatoriedade de adesão os órgãos públicos.

Saúde e Segurança Ocupacional

Um assunto que merece especial atenção é no tocante às informações sobre Medicina e Segurança do Trabalho ou também chamada de SST – Segurança e Saúda no Trabalho.

Segundo a Norma Regulamentadora 01 do Ministério do Trabalho, item 1.1, as normas relativas à segurança e medicina do trabalho são de observância obrigatório pelas empresas privadas e públicas, e pelos órgãos públicos da administração direta e indireta, bem como pelos órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário que possuam empregados contratados sob o regime de C.L.T.

Para envio dos dados de SST corretamente ao eSocial recomendamos que seja consultada uma empresa de Segurança e Medicina Ocupacional, devido a quantidade de dados que pode deixar o empregador vulnerável a uma notificação.

Segundo José Alberto Maia, membro do Cômite Gestor do eSocial, em fala durante o Congresso de Contabilidade em 2016, “A área de Segurança e Saúde do Trabalho é a área mais atingida pelo eSocial devido à falta de controles atuais. As empresas precisam se adequar a ajustar os seus processos, sistemas e controles em relação a Medicina e Segurança do Trabalho”.

É importante salientar que o eSocial não altera a legislação de Segurança e Saúde Ocupacional, aliás, ele permite verificar a prática destas legislações nas empresas.

Portanto, o fato de ser exigido o envio apenas alguns meses após o início do eSocial não desobriga os empregadores a estarem em dia com as obrigações trabalhistas e previdenciárias.

O eSocial é um grande banco de dados, que será utilizado pelos entes fiscalizadores e, posteriormente, os empregados também terão acesso.

Enviar os dados em desacordo com a legislação vigente é ficar vulnerável às autuações em todos os entes, não enviar é pior ainda, pois atestará que a empresa não tem os documentos que geram as informações ao eSocial.

Prazos – As informações dos eventos de SST no eSocial, segundo a Resolução 03 do Comitê Diretivo do eSocial pela NDE 01/2018, serão exigidas nos seguintes períodos: empregadores em geral – janeiro de 2019, e órgãos públicos da Administração Direta, Autarquias e Fundações – julho de 2019.

Para Alex Camargo, um dos proprietários da MedTrab Medicina e Segurança do Trabalho, a implantação do eSocial será visto como benéfico para os empregadores a médio e longo prazo, já que todas as informações que são fornecidas pelas empresas estarão disponíveis em um único lugar. Para os funcionários, em questão à área em que atua (Medicina Ocupacional e Segurança do Trabalho), também vê como positiva, já que haverá uma fiscalização mais eficiente.

A MedTrab é uma clínica de medicina ocupacional e segurança do trabalho, especializada em exames ocupacionais como aval clínica, audiometria, espiro, EEG, ECG entre outros. Está localizada na Rua Dr. José Leite Pinheiro,83, Centro – Itu/SP. Contatos: (11) 2715-6630/ (11) 4023-2046/ (11) 2715-6640, e-mail contato@medtrabitu.com.br .

Dúvidas Segurança do Trabalho

O e-book de autoria de Zenaide Carvalho levanta diversos questionamentos sobre Saúde e Segurança Ocupacional. Selecionamos algumas:

1) Quem precisa cumprir as exigências do Ministério do Trabalho no tocante à SST?
R: Todas as empresas (ou empregadores equiparados, pela CLT) que tenham a partir de 1 (um) empregado conforme item 1.1 da NR-1.

2) Será que as empresas terão que mandar “mapear” os ambientes de trabalho também nas residências?
R: Em princípio, a resposta é sim, deverão mapear. O motivo é o que está exposto no próprio ordenamento legal: não há distinção entre o trabalho realizado no estabelecimento do empregador ou o realizado a distância. Lembrando que com a Reforma Trabalhista – lei 13.467/17, que altera a CLT – houve o acréscimo de regras sobre o Teletrabalho, no Capítulo II-A – artigos 75-A a 75-E, onde o legislador também não cita a obrigatoriedade de mapeamento dos ambientes de trabalho, mas sim que o empregador deve tomar alguns cuidados: Art. 75-E. O empregador deverá instruir os empregados, de maneira expressa e ostensiva, quanto às precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho. Parágrafo único. O empregado deverá assinar termo de responsabilidade comprometendo-se a seguir as instruções fornecidas pelo empregador

Perguntas Frequentes

Ainda tem algumas dúvidas sobre o eSocial?
No Portal eSocial tem diversas perguntas com respostas sobre o sistema. Saiba mais acessando http://portal.esocial.gov.br/institucional/conheca-o .

Fontes:
www.portal.esocial.gov.br
https://nithtreinamentos.com.br (E-book Zenaide Carvalho)
www.jornalcontabil.com.br
www.consultaesocial.com